Tips för att skapa en mammaledighet utanför kontoret.
Att ta några veckor eller månader ledigt från jobbet för att ta hand om ett nytt tillskott är en spännande tid och kan vara sömlös om du planerar och förbereder dig. En av de saker du vill göra är att skapa en mammaledighetout-of-office e-postatt låta dina kunder, kontakter och kollegor veta var du är och vilka som kan hjälpa dem med deras förfrågan.
Det sista du vill är att meddelanden till dig hamnar i ett tomrum, där dina kontakter undrar var du är. Ett välstrukturerat e-postmeddelande svarar automatiskt på meddelandesändare så att de får information om grundläggande information:
- Att du är påmammaledighet
- Ungefär när du förväntar dig att återvända
- Din nuvarande tillgänglighet för att svara
- Vem de kan kontakta för omedelbar hjälp
Så länge du inkluderar dessa element i ditt e -postmeddelande bör du vara täckt. Det är upp till dig att bestämma hur detaljerad du vill vara och vilken ton i ditt meddelande kommer att vara. Detta kommer att bero påtyp av industridu arbetar i och som du vanligtvis korresponderar med.
Här är några överväganden och exempel som hjälper dig att skapa det perfekta mammaledighetsmeddelandet så att du kan stänga av aviseringar och fokusera på din nya bunt av glädje.
Dela dina nyheter
Den första delen av ditt meddelande - liksom i ämnesraden - bör meddela att du är detpå ledighet. Det är upp till dig om du vill säga att det är mammaledighet, eller om du vill vara mer vag, men de flesta kommer att känna sig lättade över att veta att du inte arbetar av en lycklig anledning.
Ge en uppfattning om ditt returdatum
De som skickar e -post till dig kommer inte nödvändigtvis att veta hur långt in på mammaledigheten du är, så istället för att säga att du kommer att återvända om sex veckor, försök att ge ett ungefärligt datum. Du kan säga något liknande, & ldquo; Jag förväntar mig att återvända tidigt på våren eller mitten av september. & Rdquo;
Det hjälper avsändaren att avgöra om de väntar på att du ska återvända, eller att söka en annan person för att hjälpa dem.
Diskutera din tillgänglighet
Många nyblivna föräldrar väljer att gå helt ur nätet i en eller två veckor, men börjar sedan gradvis checka in med arbete hemifrån. Om det är något du gör, låt dina avsändare veta om hur ofta du kontrollerar e -post, oavsett om det är en gång i veckan, sällan eller på kvällarna. Du kan också be dem att skriva ett visst ord i ämnesraden så att du enkelt kan filtrera bort viktiga meddelanden.
Om du planerar att ta en riktigt ledighet utan någon arbetskontakt alls, kan du bara säga något liknande, & ldquo; Jag ser fram emot att återansluta vid min återkomst. & Rdquo;
Var specifik om vem som kan hjälpa
Om du inte klarar av att skicka e-postmeddelanden mellan dina nya föräldrauppgifter, se till att din mammaledighet utanför e-postlistan visar vilka andra som kan sköta avsändarens behov.
Det kan bara vara en person som fyller i för dig, eller så kan du inkludera namnen på personer på olika avdelningar. Inkludera namn, titlar, e -postmeddelanden och telefonnummer till dina kontakter, samt en snabb förklaring av de typer av förfrågningar som alla kommer att hantera.
Det kan se ut ungefär som: & ldquo; För mer information om hur du gör en beställning, kontakta Sally Gordon på [kontaktinformation här]. Om du behöver boka ett möte kan Sam Jenkins [kontaktinformation här] hjälpa dig. För alla andra förfrågningar, kontakta Jo Perkins på [kontaktinformation här]. & Rdquo;
En anteckning om ton
Beroende på hur avslappnad din bransch eller roll är, kanske du vill dela med dig av ett par detaljer om din nya bebis, en länk till ett fotoalbum online eller en humoristisk knep eller två. Men om du arbetar i en mer traditionell bransch (till exempel bank eller juridik) kan det vara mer lämpligt att hålla fast vid en helt professionell, all-business ton.
En mall för mammaledighet
Hej,
Förlåt jag har saknat dig! Jag är hemma på mammaledighet fram till mitten av november. Medan jag planerar att kontrollera e -post regelbundet, kontakta någon av följande personer om du har ett akut behov:
För allmänna frågor om XYZ, vänligen maila Martha Brown på [email protected].
För omedelbar hjälp angående ett pågående projekt, ring eller sms: a Matt Johnson på 555-123-4567.
Jag ser fram emot att få kontakt med dig igen när jag kommer tillbaka.
Tills dess, må bra!
Vårda din karriär härnäst
Att skriva ett mammaledighetsmeddelande utanför kontoret är sannolikt bland de sista sakerna du tänker på när du gör dig redo att välkomna en ny familjemedlem till din värld. Nu kan du markera det från din lista. Behöver du mer hjälp med att navigera på arbetsplatsen? Gå med gratis på Gastromium idag. Som medlem får du karriärråd och tips om jobbsökning direkt till din inkorg. Vi ger praktisk vägledning så att du kan lägga mer tid och energi på det som är viktigast.