För tjugo år sedan arbetade Erin O'Hara Meyer som sekreterare och skrev så snabbt hon kunde för att hänga med i en krävande chef som också krävde att hon gjorde morgonkaffet, schemalagde alla hans möten och körde sina kläder till det torra städare.


Dessa dagar är O'Hara Meyer president för Administrative Excellence, ett rikstäckande utbildnings- och konsultföretag specialiserat på personlig och professionell utveckling av administrativa yrkesverksamma. Vid ett tillfälle skulle alla administrativa/supportpersonal kallas sekreterare, och även de mest erfarna hölls vanligtvis utanför ledarroller. Men nu har landskapet förändrats och erfarna administrativa proffs kan bli kontorschefer som hanterar vad som än är nödvändigt för att hålla företaget igång. Även om den exakta arbetsbeskrivningen ändras för varje arbetsgivare, kan arbetsuppgifterna innefatta utbildning av personal i de senaste programvarorna, intervjuer eller uppsägning av anställda, balansering av budget och hantering av löneuppgifter.

'Vi har kommit långt', säger O'Hara Meyer. 'Och vi utvecklas fortfarande, förändras fortfarande, men när företagsvärlden förändras, så [gör] rollerna och skyldigheterna.'

'Kontorschefer är ofta en person som är intresserad av många frågor, både personliga och professionella', säger hon. ”Det är inte ovanligt att en OM är rådgivare, handledare, mentor, förälder och Ann Landers som alla rullas ihop till en. OMs är en av de mest kritiska och synliga medarbetarna, eftersom deras jobb berör nästan alla aspekter av verksamheten. Därför bestämmer de ofta tonen och kulturen i organisationen bara genom deras ansträngningar. '

Under sina 25 år i branschen har Marni Hockenberg och Lissa Weimelt, ägare till The Hiring Experts, också sett utvecklingen.


- Kontorschefens roll har förändrats dramatiskt, säger Hockenberg. 'Borta är dagarna för att vara budbärare och övervakare av uppgifter. Dagens kontorschef måste tänka och agera som en intäktsgenerator. En effektiv kontorschef måste vara ordentligt anpassad till ledningsgruppen, men ändå vara tillgänglig för att höra idéer och förslag från underordnade. Att samla information, skapa lösningar, presentera och genomföra handlingsplaner är färdigheter som en kontorschef ständigt måste visa. '

Obligatoriska färdigheter


Kontorschefer spelar en integrerad roll i många företag. Weimelt säger att kontorschefer måste tänka efter för att vara partner med cheferna som leder dagens företag.

'Kontorschefens värde är deras idéer som sparar kostnader, ökar vinster, hjälper kunder direkt eller motiverar anställda att öka företagets vinster', säger hon.


Jim Lynch, verkställande direktör för Association of Professional Office Managers, säger att följande egenskaper är nyckeln till att bli en framgångsrik kontorschef:

  • Kunskaper i nuvarande tekniska program:Detta inkluderar MS Word, Excel, Access, webbhantering, etc. Det är också viktigt att förstå sofistikerade telefonsystem, kopieringscentraler och utrustning, faxprogramvara, datorbackups, mobiltelefoner och handdatorer.
  • Kunskap om mänskliga resurser:Detta är särskilt viktigt i mindre eller nya kontor där kontorschefer måste hålla koll på lagar, förordningar, säkerhets- och/eller branschbestämmelser och kan vara det första stoppet i intervjuprocessen för många anställda.
  • Projektledningskunskaper:Möjligheten att hantera speciella projekt, till exempel kontorsdesign eller kontorsflytt, är en nödvändighet. Kontorschefen kan vara den enda personen som känner till alla aspekter av sådana projekt, vilket gör att han kan identifiera kostnadsbesparingar och minimera störningar för andra arbetare.

En Office Manager med något annat namn

Medan arbetsuppgifterna har utvecklats och arbetsbeskrivningarna har förändrats, varierar titlarna mycket för dessa positioner, beroende på typ av organisation, säger Lynch.

”Små och medelstora kontor som inte är tillräckligt stora för att ha separata personal-, informationsteknologi- och entreprenadavdelningar kommer ofta att ha någon som ansvarar för kontorsledning”, säger Lynch. 'Kontorsledning är en bred jobbklassificering och vissa mindre kontor kan bryta upp uppgifterna för en kontorschef bland många administrativa medarbetare. Titeln & lsquo; office manager 'är inte enhetlig från företag till företag.'


Titlarna för denna roll inkluderar administrationsspecialist, administrativ servicechef och vice verkställande direktör.

Mer information

Kolla in dessa webbplatser för att lära dig mer om kontorschefskarriärer:

För mer information och tips som hjälper dig att avancera din administrativa karriär, se alla våra råd för administratörer.